Выручка растёт, заказов больше, а денег на счету столько же. Знакомо? Проблема почти всегда одна: студия считает оборот, но не считает себестоимость конкретного заказа.
В фотопродакшене себестоимость заказа складывается из вещей, которые по отдельности кажутся мелочью. Час фотографа. Час ретушёра. Смена модели. Аренда зала, даже если он свой — он мог быть сдан. Время менеджера на согласования. Пересъёмка, если карточку развернула модерация.
Каждый пункт по отдельности выглядит незначительно. В сумме они съедают маржу так, что заказ на 60 000 ₽ приносит меньше, чем заказ на 25 000 ₽ — просто потому, что по первому было четыре раунда правок.
Таблица хранит числа, но не связывает их. Чтобы посчитать маржу заказа в Excel, нужно вручную собрать данные из четырёх мест: сколько взяли с клиента, кто и сколько часов работал, что платили модели, была ли пересъёмка. На один заказ это пятнадцать минут. На сотню заказов в месяц — работа, которую никто не делает.
В итоге считают общий оборот за месяц и общие расходы. Средняя температура получается, а знание о том, какие клиенты и категории приносят деньги, — нет.
Условный пример — цифры округлены, но пропорции взяты из обычной жизни студии.
Заказ А: лукбук на модели, 60 000 ₽. Два съёмочных дня фотографа по 7 000 ₽ — 14 000. Модель на два дня по 9 000 ₽ — 18 000. Ретушь 80 кадров по 150 ₽ — 12 000. Свой зал на два дня, который в это время можно было сдать по 4 000 ₽, — 8 000. Итого 52 000 ₽ затрат, маржа 8 000 ₽, около 13%.
Потом клиент присылает правки. Четыре раунда: переретушь 40 кадров — ещё 6 000 ₽, полдня менеджера на переписку — ещё 2 000 ₽. Маржа ноль. Студия две недели работала бесплатно и узнала об этом в конце месяца, если узнала вообще.
Заказ Б: предметка для маркетплейса, 25 000 ₽. Сорок артикулов за один день. Фотограф — 7 000 ₽, ретушь 40 кадров по 100 ₽ — 4 000, зал на день — 4 000. Итого 15 000 ₽, маржа 10 000 ₽, 40%.
В отчёте за месяц оба заказа выглядят одинаково хорошо: 85 000 ₽ выручки. А по отдельности видно, что маленький заказ заработал деньги, а большой их съел.
Когда цифры на руках, разговор о цене перестаёт быть торгом. «Третий раунд правок стоит столько-то, потому что вот столько часов ретуши» — это аргумент, а не просьба. Лимит правок, прописанный в договоре, перестаёт выглядеть жадностью.
То же с прайсом. Если обувь с шестью ракурсами стабильно приносит вдвое меньше одежды на похожей цене, это не повод отказываться от обуви, а повод поднять цену за ракурс. Без расчёта по заказу это решение принимается на ощущениях — и обычно слишком поздно.
Возьмите пять последних заказов и посчитайте по каждому: выручка минус оплата команде, минус модель, минус время зала, минус переделки. Скорее всего, разброс маржи окажется от 20% до 70%. Это и есть та информация, которой сейчас нет при принятии решений — какие заказы брать и по какой цене.
Дальше вопрос только в том, считать это руками каждый раз или чтобы система считала сама в момент, когда заказ ещё не взят в работу.